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Risposta alle chiamate
Gestione del primo contatto secondo la modalità definita per la tua attività.
Gestione chiamate
Non puoi rispondere sempre. I tuoi clienti, però, continuano a chiamare.
SOLLIA offre un servizio di gestione chiamate da remoto per professionisti, artigiani, studi e piccole aziende. Le telefonate vengono gestite secondo procedure concordate: raccolta della richiesta, presa messaggi, filtro, appuntamenti e inoltro delle informazioni quando necessario.
Supporto umano. Nessun chatbot. Modalità operative definite prima dell'avvio.
Il problema
Rispondere al telefono è semplice. Farlo mentre stai lavorando, molto meno.
Per molte piccole attività il problema non è il numero assoluto di chiamate, ma il momento in cui arrivano. Anche poche telefonate, se interrompono continuamente il lavoro, possono frammentare la giornata e far perdere richieste importanti.
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Chiamate perseIl cliente prova una volta, poi può rivolgersi altrove.
⏱️
Interruzioni continueOgni telefonata ti costringe a interrompere ciò che stai facendo.
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Messaggi sparsiNumeri da richiamare e richieste finiscono tra note, chat e memoria.
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Appuntamenti da incastrareAnche una semplice prenotazione richiede verifiche, conferme e aggiornamenti.
Cosa può essere gestito
La gestione delle chiamate viene costruita sulle regole della tua attività.
Prima dell'avvio definiamo insieme cosa può essere fatto durante una chiamata e cosa deve invece essere inoltrato a te. Il servizio non improvvisa risposte: utilizza informazioni e procedure concordate.
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Raccolta della richiesta
Motivo della chiamata, nominativo, recapito e informazioni utili previste dalla procedura.
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Presa messaggi
Raccolta ordinata dei messaggi e delle richieste di ricontatto.
🔎
Filtro delle richieste
Distinzione tra informazioni semplici, richieste da gestire e situazioni che richiedono il tuo intervento.
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Appuntamenti
Quando previsto, inserimento o richiesta di appuntamenti in base alle disponibilità concordate.
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Inoltro e ricontatto
Le richieste che necessitano della tua competenza vengono evidenziate e inoltrate secondo le modalità definite.
Per chi è utile
Una gestione chiamate esterna può essere utile quando il telefono compete con il tuo lavoro principale.
Artigiani e tecnici
Quando sei in cantiere, durante un intervento o alla guida, le chiamate possono essere raccolte senza costringerti a interrompere il lavoro.
Liberi professionisti
Durante appuntamenti, consulenze e riunioni, le richieste possono essere filtrate e organizzate per il successivo ricontatto.
Studi professionali piccoli
Un primo punto di contatto può aiutare a gestire richieste, appuntamenti e messaggi senza una segreteria interna continuativa.
Piccole aziende e attività locali
Quando titolare e collaboratori sono già impegnati nell'operatività, le telefonate possono essere gestite in modo più ordinato.
Come funziona
La differenza non la fa soltanto chi risponde. La fanno le procedure.
Per rappresentare correttamente la tua attività, il servizio deve sapere quali domande fare, quali informazioni comunicare e quando fermarsi e coinvolgerti.
01
Mappiamo le chiamate
Analizziamo i motivi più frequenti per cui i clienti ti contattano.
02
Definiamo gli script
Stabiliamo tono, domande, informazioni disponibili e limiti.
03
Definiamo le priorità
Decidiamo quali richieste possono essere gestite e quali devono arrivare subito a te.
04
Avviamo la gestione
Le chiamate vengono trattate secondo le procedure concordate.
Non solo risposta telefonica
La chiamata può diventare un'azione concreta, non soltanto un messaggio da richiamare.
Quando le procedure lo consentono, la gestione telefonica può collegarsi ad altre attività di segreteria da remoto.
📅
AgendaUna richiesta può trasformarsi direttamente in un appuntamento, se previsto.
💬
WhatsAppLe informazioni possono essere coordinate con le altre comunicazioni del cliente.
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Follow-upUna richiesta rimasta in sospeso può essere inserita in un flusso di ricontatto concordato.
Per una visione completa delle attività disponibili, consulta il servizio di segreteria da remoto.
Domande frequenti
Gestione chiamate: le domande più comuni.
SOLLIA può rispondere alle chiamate al posto mio?
La risposta alle chiamate può rientrare nel servizio in base alla configurazione operativa concordata. Prima dell'avvio vengono definite modalità, informazioni disponibili e casi di inoltro o ricontatto.
Chi chiama capisce che si tratta di una segreteria esterna?
Il modo in cui viene presentato il servizio viene definito con il cliente. L'obiettivo è mantenere una comunicazione chiara, professionale e coerente con l'attività.
Potete fissare appuntamenti durante la chiamata?
Sì, quando la gestione dell'agenda è inclusa nelle attività concordate e sono state definite disponibilità, regole e limiti di prenotazione.
Potete dare informazioni tecniche, legali o sanitarie?
SOLLIA può utilizzare esclusivamente informazioni operative e contenuti preventivamente approvati. Valutazioni tecniche, professionali, legali, fiscali o sanitarie restano in capo al professionista competente.
Il servizio di gestione chiamate è disponibile in tutta Italia?
Sì. Il servizio è da remoto e può essere organizzato con attività in tutta Italia, con particolare presenza di SOLLIA nell'area di Brescia, provincia di Brescia e Valle Sabbia.
Quante chiamate perdi mentre stai lavorando?
Raccontaci che tipo di telefonate ricevi e quando fai più fatica a gestirle. Valutiamo quali richieste possono essere delegate.